【代理予約のコツ】アパホテルの予約者と宿泊者が違う場合

旅行や出張など、ホテルの予約を他の誰かが代わりに行うケースは意外と多くあります。

例えば、家族のために宿を取ったり、仕事仲間の分をまとめて予約したりと、実際に泊まる人と予約した人が違う状況はごく自然なことです。

しかし、いざチェックインしようとしたときに「予約が確認できません」と言われたら、不安になるのは当然でしょう。

予約時に記載する名前のルールや、現地での身分証明、ポイントの付与対象など、事前に把握しておくべきルールや注意点がいくつか存在します。

この記事では、予約した人と宿泊する人が異なる場合に知っておくべき基本情報や、スムーズなチェックインのためのコツ、万が一トラブルが起きたときの対処法までを詳しく解説します。

初めての方でも安心して利用できるよう、わかりやすくご紹介していきますので、ぜひ最後までご覧ください。

アパホテルの予約者と宿泊者が違う場合

• 本人以外でも泊まれる？
• チェックイン時の流れ
• 宿泊者変更の手続き方法
• 代理予約でもポイントはつく？

本人以外でも泊まれる？

アパホテルでは、予約者と実際に宿泊する人が異なっていても、基本的に宿泊することは可能です。

これは、ビジネスや家族旅行、友人へのプレゼントなど、他人のためにホテルを予約するケースが増えている現状に対応しているためです。

ただし、予約時に「宿泊者氏名」もしくは「代表宿泊者氏名」の欄に、実際に宿泊する人の名前を正確に記載する必要があります。

この情報が一致していないと、チェックイン時に本人確認ができず、最悪の場合は宿泊を断られる可能性もあるため注意が必要です。

例えば、あなたの代わりにご家族が予約をした場合でも、予約画面や電話予約時にしっかりとあなたの名前を入力してもらえば問題ありません。

一方で、偽名を使っての宿泊は法律上グレーゾーンであり、厚生労働省の旅館業法に反する可能性があるため、避けるべきです。

また、現地での身分証提示が求められる場合には、名前が一致していないとトラブルに発展するため、信頼できる情報を使って予約するようにしましょう。

このように考えると、代理で予約してもらう場合には、情報の共有と正確な入力が何よりも大切です。

チェックイン時の流れ

チェックインの際には、宿泊者本人がフロントにて名前と予約内容を伝えます。

このとき、予約者と宿泊者が異なる場合は、あらかじめ登録されている「宿泊者名」が鍵になります。

もし予約番号を控えていれば、それを提示することで確認がスムーズに進むこともあります。

最近のアパホテルでは、セルフチェックイン機なども導入されており、予約情報と名前の照合が機械を通して行われるケースも増えています。

ただし、宿泊者の名前が予約内容と一致していない場合、システム上「予約がない」と判断されることがあるため、注意が必要です。

また、本人確認として身分証明書の提示を求められることがあります。

このため、予約した覚えがあっても、代理で予約された場合は宿泊者自身が予約情報や予約者の名前、場合によっては連絡先を把握しておくと安心です。

アパホテルでは、予約者が現地に来なくても宿泊者だけでチェックインは可能ですが、前述の通り情報の整合性が重要になります。

このため、出発前に予約者から予約確認メールやスクリーンショットを共有してもらうことをおすすめします。

宿泊者変更の手続き方法

宿泊予定者が変更になった場合も、アパホテルでは対応が可能です。

変更手続きとしては、まず予約した本人からホテルに連絡を入れることが推奨されます。

このとき、予約番号や予約者名、新しい宿泊者の氏名を伝えれば、変更はスムーズに行われます。

電話だけでなく、予約サイトの管理画面から名前の変更ができることもありますが、サイトによって操作方法が異なるため、事前に確認しておくとよいでしょう。

また、変更せずにそのまま別の人がチェックインしようとすると、名前の不一致によって宿泊できないリスクがあるため、注意が必要です。

このように、宿泊者が変更になる可能性がある場合は、あらかじめその対応についてホテルに問い合わせておくと安心です。

場合によっては、本人確認が取れれば現地での対応も可能なことがありますが、原則としては予約時点で宿泊者の正しい情報を登録しておくのが最も安全な方法です。

代理予約でもポイントはつく？

アパホテルでは、アパ会員向けにポイント制度を導入しています。

ただし、代理予約の場合は、原則として予約者本人が宿泊した場合にのみポイントが付与されます。

つまり、予約者が別の人のために部屋を取った場合、その予約者にはポイントが加算されません。

一方で、宿泊する人がアパ会員であれば、チェックイン時に自分の会員証を提示することで、その宿泊に対してポイントを受け取ることが可能です。

ただし、この場合も、宿泊する本人の名前で予約されていることが前提になります。

また、法人利用や団体予約の場合は、特別な手続きや条件によりポイントの一括付与が可能になるケースもあります。

例えば、複数部屋をまとめて予約し、代表者が宿泊する部屋にポイントを集中させるといった形です。

このように、アパポイントを最大限に活用したい場合は、予約者と宿泊者が一致しているか、もしくは宿泊者がアパ会員であることを事前に確認することが重要です。

アパホテルの代理予約のコツ

• アパホテル予約で名前間違いに注意
• アパホテル宿泊前に確認すべきこと
• トラブルを避けるための連絡のコツ

アパホテル予約で名前間違いに注意

代理でアパホテルを予約する際に最も注意すべきポイントのひとつが、宿泊者の名前の入力ミスです。

特に、スマートフォンの自動変換や入力ミスにより「漢字違い」「誤字」「名前の順番違い」が起こることがあります。

これを防ぐためには、宿泊者本人の免許証や保険証などの公的書類をもとに、正しい表記を確認するのが理想的です。

また、最近では多くのホテルがチェックイン時に本人確認を行っているため、名前が予約情報と一致していないと、受付ができない可能性もあります。

例えば、「たかし」さんを「隆」ではなく「孝」と登録してしまうと、読みは同じでも別人と見なされるケースがあるのです。

このようなトラブルを防ぐためにも、代理予約の際は必ず宿泊者のフルネームを正確に確認し、丁寧に入力するよう心がけましょう。

アパホテル宿泊前に確認すべきこと

アパホテルに宿泊する前に確認しておくべきことは、予約情報と実際の宿泊者情報が完全に一致しているかどうかです。

まず、予約確認メールや予約番号はスクリーンショットで保存しておき、スマホや紙で持参できるように準備しましょう。

また、宿泊者がアパ会員である場合は、会員証もしくはアプリをインストールしたスマートフォンを用意しておくとポイントの付与もスムーズです。

併せて、宿泊当日のチェックイン時間やアクセス方法、大浴場の利用時間など、細かい部分も把握しておくと、当日の混乱を避けることができます。

さらに、複数人で宿泊する場合は「誰がどの部屋に泊まるか」「予約者は誰か」「宿泊者は誰か」を事前に整理しておきましょう。

特に、名前が似ている場合や同姓のグループでは、誤認が起きやすいため、リストを作っておくと安心です。

トラブルを避けるための連絡のコツ

トラブルを防ぐためには、事前の連絡と情報共有がカギになります。

代理予約を行った場合、必ず宿泊者に予約番号・宿泊日・ホテルの住所や電話番号を共有しておきましょう。

また、宿泊者の都合で到着が遅れる可能性がある場合は、その旨をホテルに伝えておくと、チェックイン時のトラブルを未然に防ぐことができます。

さらに、宿泊者が不安を感じないよう、事前に「この名前で予約してある」「こう伝えればチェックインできる」という流れを共有しておくことが望ましいです。

もし予約者が変更内容を伝え忘れていたり、宿泊者の名前にミスがあったりすると、フロントで長時間待たされることもあります。

こうしたトラブルを防ぐには、「宿泊者と予約者の名前」「予約番号」「宿泊者がチェックインする旨」を明確に伝え、メモなどに残しておくのが効果的です。

まとめ